Syarat dan Ketentuan

1. Ketentuan Umum

1.1 Definisi

Dalam Syarat dan Ketentuan ini, yang dimaksud dengan:

• "PT KAI" adalah PT Kereta Api Indonesia (Persero) sebagai pengelola wisma dan layanan RailStay.
• "RailStay" adalah platform reservasi wisma/kamar yang dikelola oleh PT KAI.
• "Wisma" adalah fasilitas akomodasi milik PT KAI yang disediakan untuk menginap.
• "Pengguna" adalah setiap orang yang mengakses dan/atau menggunakan layanan RailStay.
• "Tamu" adalah orang yang melakukan reservasi dan/atau menginap di wisma.
• "Reservasi" adalah pemesanan kamar/wisma melalui platform RailStay.

1.2 Ruang Lingkup

Syarat dan Ketentuan ini berlaku untuk:

• Seluruh layanan reservasi wisma/kamar melalui platform Wisma Yasa
• Penggunaan fasilitas wisma milik PT KAI
• Seluruh transaksi yang dilakukan melalui sistem Wisma Yasa

2. Persyaratan Pengguna

2.1 Kategori Pengguna

Layanan RailStay tersedia untuk:

1. Karyawan PT KAI:
   • Pegawai aktif PT KAI dan anak perusahaan
   • Pegawai yang sedang dalam perjalanan dinas
   • Keluarga pegawai (dengan ketentuan khusus)
2. Tamu Eksternal:
   • Mitra kerja PT KAI
   • Tamu undangan resmi
   • Masyarakat umum (sesuai ketersediaan dan kebijakan)

2.2 Dokumen yang Diperlukan

Setiap tamu wajib menyertakan dokumen berikut saat check-in:

• Kartu identitas yang masih berlaku (KTP/SIM/Paspor)
• Surat tugas/SPD (untuk perjalanan dinas)
• Kartu pegawai (untuk karyawan PT KAI)
• Bukti konfirmasi reservasi

3. Mekanisme Reservasi

3.1 Prosedur Pemesanan

1. Pendaftaran Akun

   Pengguna baru wajib mendaftar dan membuat akun di platform RailStay dengan mengisi data yang valid dan lengkap.

2. Pencarian Ketersediaan

   Pilih lokasi wisma, tanggal check-in dan check-out, serta jumlah tamu untuk melihat ketersediaan kamar.

3. Pemilihan Kamar

   Pilih jenis kamar yang sesuai dengan kebutuhan dan budget Anda.

4. Pengisian Data

   Lengkapi data pemesan dan data tamu yang akan menginap.

5. Konfirmasi Reservasi

   Periksa kembali detail reservasi dan lakukan konfirmasi pemesanan.

6. Persetujuan

   Reservasi akan diproses dan dikonfirmasi oleh admin wisma dalam waktu maksimal 1x24 jam kerja.

3.2 Status Reservasi

Status	Keterangan
Pending	Reservasi sedang menunggu persetujuan admin
Confirmed	Reservasi telah disetujui dan kamar tersedia
Checked-In	Tamu sudah melakukan check-in
Checked-Out	Tamu sudah melakukan check-out
Cancelled	Reservasi dibatalkan
Rejected	Reservasi ditolak oleh admin

3.3 Waktu Reservasi

• Reservasi dapat dilakukan minimal H-1 (satu hari sebelum check-in)
• Reservasi maksimal dapat dilakukan H-30 (tiga puluh hari sebelum check-in)
• Untuk reservasi lebih dari 7 hari, memerlukan persetujuan khusus dari manajemen

4. Ketentuan Check-In dan Check-Out

4.1 Jam Operasional

• Check-in: Mulai pukul 14.00 WIB
• Check-out: Maksimal pukul 12.00 WIB
• Late check-out: Dapat diajukan dengan persetujuan pengelola (dikenakan biaya tambahan)
• Early check-in: Tergantung ketersediaan kamar (dikenakan biaya tambahan)

4.2 Prosedur Check-In

1. Tunjukkan identitas diri dan bukti reservasi kepada petugas
2. Verifikasi data dan tanda tangan pada formulir check-in
3. Terima kunci kamar dan informasi fasilitas wisma
4. Periksa kondisi kamar bersama petugas

4.3 Prosedur Check-Out

1. Kembalikan kunci kamar kepada petugas
2. Petugas akan memeriksa kondisi kamar dan inventaris
3. Selesaikan pembayaran jika ada tagihan tambahan
4. Terima bukti check-out

5. Peraturan Wisma

5.1 Kewajiban Tamu

Setiap tamu wajib:

• Menjaga ketertiban, kebersihan, dan keamanan lingkungan wisma
• Mematuhi jam malam yang berlaku (pukul 22.00 WIB)
• Melapor kepada petugas jika menerima tamu dari luar
• Menjaga inventaris dan fasilitas kamar dengan baik
• Tidak menimbulkan kebisingan yang mengganggu tamu lain
• Menggunakan fasilitas wisma sesuai dengan peruntukannya
• Berpakaian sopan di area umum wisma

5.2 Larangan

• Membawa, menyimpan, atau mengonsumsi narkoba dan obat-obatan terlarang
• Membawa minuman beralkohol ke dalam area wisma
• Merokok di dalam kamar dan area terlarang lainnya
• Membawa senjata api, senjata tajam, atau bahan berbahaya
• Melakukan tindakan asusila atau perbuatan yang melanggar norma
• Berjudi atau melakukan aktivitas ilegal lainnya
• Membawa hewan peliharaan tanpa izin
• Menggunakan alat masak berbahan bakar di dalam kamar
• Memindahkan inventaris kamar ke luar area wisma
• Membuat duplikat kunci kamar

5.3 Tamu Berkunjung

• Tamu yang berkunjung wajib melapor ke resepsionis
• Jam kunjungan: 08.00 - 21.00 WIB
• Tamu tidak diperkenankan menginap tanpa registrasi resmi
• Tamu lawan jenis tidak diperkenankan masuk ke dalam kamar

6. Tarif dan Pembayaran

6.1 Kategori Tarif

Kategori	Keterangan
Tarif Dinas	Berlaku untuk karyawan PT KAI dalam perjalanan dinas resmi dengan surat tugas
Tarif Pegawai	Berlaku untuk karyawan PT KAI dan keluarga untuk keperluan pribadi
Tarif Umum	Berlaku untuk tamu eksternal dan masyarakat umum

6.2 Metode Pembayaran

• Pembayaran tunai di lokasi wisma
• Transfer bank ke rekening resmi PT KAI
• Pemotongan gaji (khusus karyawan PT KAI)
• Pembayaran oleh unit kerja (untuk perjalanan dinas)

6.3 Ketentuan Pembayaran

• Pembayaran dilakukan saat check-in atau sesuai kesepakatan
• Bukti pembayaran wajib disimpan sebagai dokumen transaksi
• Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan denda administrasi

7. Pembatalan dan Pengembalian Dana

7.1 Kebijakan Pembatalan

• H-3 atau lebih: Pembatalan tanpa biaya
• H-2 sampai H-1: Dikenakan biaya administrasi 25% dari tarif
• Hari H atau tidak hadir: Dikenakan biaya 50% dari tarif satu malam

7.2 Prosedur Pembatalan

1. Ajukan pembatalan melalui platform RailStay atau hubungi admin wisma
2. Sebutkan nomor reservasi dan alasan pembatalan
3. Tunggu konfirmasi pembatalan dari sistem
4. Pengembalian dana (jika ada) akan diproses dalam 7-14 hari kerja

8. Kerusakan dan Kehilangan

8.1 Tanggung Jawab Tamu

Tamu bertanggung jawab atas:

• Kerusakan inventaris atau fasilitas kamar yang disebabkan oleh kelalaian
• Kehilangan kunci kamar atau kartu akses
• Kerusakan akibat pelanggaran peraturan wisma

8.2 Ganti Rugi

• Tamu wajib mengganti biaya perbaikan atau penggantian inventaris yang rusak
• Besaran ganti rugi ditentukan berdasarkan penilaian petugas
• Pembayaran ganti rugi dilakukan sebelum check-out

8.3 Barang Milik Tamu

• PT KAI tidak bertanggung jawab atas kehilangan barang milik tamu
• Disarankan untuk menyimpan barang berharga di tempat yang aman
• Barang tertinggal akan disimpan maksimal 30 hari

9. Keadaan Kahar (Force Majeure)

PT KAI tidak bertanggung jawab atas ketidakmampuan memenuhi kewajiban akibat:

• Bencana alam (gempa bumi, banjir, tanah longsor, dll.)
• Wabah penyakit atau pandemi
• Kerusuhan, perang, atau aksi terorisme
• Kebijakan pemerintah yang membatasi operasional
• Gangguan sistem yang di luar kendali

10. Penyelesaian Sengketa

Jika terjadi perselisihan:

1. Diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat
2. Jika tidak tercapai kesepakatan, dapat ditempuh melalui mediasi
3. Penyelesaian akhir melalui Pengadilan Negeri setempat dengan hukum Indonesia

11. Perubahan Syarat dan Ketentuan

PT KAI berhak mengubah Syarat dan Ketentuan ini tanpa pemberitahuan sebelumnya. Perubahan berlaku efektif sejak dipublikasikan di platform Wisma Yasa.

12. Kontak Layanan

Untuk informasi lebih lanjut atau bantuan, hubungi:

• Pengelola Wisma: Bagian Umum PT KAI Balai Yasa Lahat
• Alamat: Jl. Kereta Api No. 1, Lahat, Sumatera Selatan
• Email: wisma.lahat@kai.id
• Telepon: (0731) 123456
• WhatsApp: +62 812-3456-7890
• Jam Layanan: 24 Jam (untuk keadaan darurat)